Архивные стеллажи - от конструктивных решений до применения в музеях, библиотеках и на производстве

Архивный стеллаж — это металлическая конструкция, предназначенная для организованного, безопасного и долговременного хранения документов, книг, папок, коробов, чертежей, карт, музейных предметов, коллекций и других материальных носителей.

Архивные стеллажи могут быть стационарными (неподвижными) и мобильными (передвижными, на рельсах), а также различаться по типу несущей конструкции: на стойках из уголков, обычные полочные и специализированные — со сплошной боковой стойкой, как у стеллажей фирмы «Сатурн».

Они позволяют организовать хранение по фондам и номенклатуре дел, обеспечить быстрый поиск и выдачу документов, соблюсти требования Росархива и противопожарных норм, а также эффективно использовать площадь помещения.

Даже в условиях активной цифровизации многие сведения должны храниться на бумаге или других материальных носителях годами и десятилетиями.

При этом объем фондов постоянно увеличивается, а площади архивов, библиотек, фондохранилищ и ведомственных хранилищ зачастую ограничены. Поэтому задача современного хранения заключается не только в том, чтобы разместить максимальное количество документов, но и в том, чтобы обеспечить их сохранность, систематизацию, удобный поиск и безопасную работу персонала.

Именно поэтому архивные стеллажи следует рассматривать не как обычную мебель, а как элемент инженерной системы хранения.

Правильно подобранные архивные стеллажи позволяют:

• рационально использовать площадь и высоту помещения;
• увеличить вместимость хранилища;
• удобный доступ, поиск и выдачу каждой единицы хранения;
• снизить риск повреждения документов;
• системное и адресное хранение по фондам, делам и номенклатуре;
• адаптировать оборудование под разные форматы и массу материалов;
• повысить безопасность сотрудников;
• соблюдение требований Росархива, противопожарных и санитарных норм;
• упростить дальнейшее расширение или перепланировку хранилища.

Современные металлические архивные стеллажи применяются не только в государственных, ведомственных или коммерческих архивах. Они востребованы в библиотеках, музеях, медицинских учреждениях, юридических компаниях, конструкторских бюро, проектных институтах, учебных заведениях, производственных организациях и складских комплексах и многих других сферах, где требуется организованное хранение документов и материалов.

Ниже подробно рассмотрим устройство архивных стеллажей, их классификацию, технические параметры, особенности мобильных систем, области применения и критерии выбора.

1. Что такое архивные стеллажи - определение, эволюция и стандарты

1.1. Расширенное определение

Архивные стеллажи — это специализированные металлические конструкции, предназначенные для долговременного, системного хранения документов, дел, папок, архивных коробов, чертежей и других материалов. В отличие от обычных складских или полочных стеллажей, они проектируются с учётом форматов архивных документов, требований к плотности хранения, сохранности дел и нормативов для архивов.

Типовой архивный стеллаж состоит из:

• вертикальных несущих элементов;
• горизонтальных полок;
• элементов жесткости;
• крепежных соединений;
• опор;
• дополнительных разделителей и ограничителей.

В зависимости от назначения, конструкция может дополняться дверями, замками, выдвижными ящиками, сетчатыми панелями, разделителями, держателями, роллетами, штангами и другими элементами.

Основные функции архивного стеллажа можно разделить на четыре группы.

1. Хранение
   Стеллаж принимает на себя массу документов и обеспечивает их размещение на определенной высоте. При этом конструкция должна сохранять геометрию и устойчивость в течение всего срока эксплуатации.
    
2. Систематизация
   Фонд можно разделить на секции по годам, подразделениям, видам документов, фондам, описям, номенклатуре дел и другим признакам.
   Для этого используются разделители, таблички, рамки для описей и другие средства адресного хранения.
    
3. Доступность
   Хорошая система хранения должна обеспечивать возможность быстро найти и извлечь нужную единицу хранения без перемещения большого количества соседних документов.
    
4. Эргономика
   Стеллажи должны быть удобны для сотрудников, которые ежедневно работают с фондами. Поэтому важны высота, глубина полок, ширина проходов, способ открывания и перемещения конструкций, расположение наиболее востребованных документов и наличие вспомогательного оборудования.

Архивные и складские стеллажи — не одно и то же

Архивное оборудование и складские системы имеют много общего, однако задачи у них различаются.

Складская система чаще проектируется для работы с коробами, палетами, контейнерами и относительно крупными грузами. Архивная система ориентирована преимущественно на ручную обработку и индивидуальный доступ к единицам хранения.

ГОСТ Р 56356-2015 прямо распространяется на металлические стеллажи для ручной обработки грузов, используемые, в частности, в архивах, офисах, производственных и торговых помещениях.

Поэтому при выборе оборудования важно учитывать не только грузоподъемность, но и формат документов, способ их размещения, частоту обращения и организацию рабочих проходов.

1.2. Эволюция архивных стеллажей - от дерева к металлу

Исторически книги и документы хранились преимущественно в деревянных шкафах, сундуках, полках и стеллажах. Дерево было доступным, относительно простым в обработке материалом и долгое время оставалось естественным решением для библиотек и архивов.

Однако для долговременного профессионального хранения у деревянных конструкций есть ряд ограничений.

1. Пожароопасность
   Древесина является горючим материалом. Металлические конструкции не являются абсолютно «пожаробезопасными» - при высоких температурах сталь теряет прочность, но сама сталь относится к негорючим материалам и не является источником распространения огня как древесина.
    
2. Биологические факторы
   Дерево может подвергаться воздействию влаги, плесени, грибка и насекомых-вредителей. Для архивов, где материалы должны сохраняться десятилетиями, это является существенным фактором.
    
3. Ограниченная несущая способность
   При значительной постоянной нагрузке деревянные полки могут прогибаться и ломаться. Для книг, папок и архивных коробов это особенно актуально: масса большого фонда накапливается постепенно, а нагрузка на одну секцию может быть значительной.
    
4. Воздействие на материалы
   Для некоторых типов архивных материалов важен химический состав материалов, контактирующих с документами. Современные металлические стеллажи с качественным защитным покрытием позволяют контролировать этот фактор.

Именно поэтому в профессиональных архивах, библиотеках и фондохранилищах металлические системы хранения стали основным решением.

1.3. Нормативная база: ГОСТ Р 56356-2015

В России действует ГОСТ Р 56356-2015 «Стеллажи металлические для архивов. Технические условия». Стандарт введен в действие с 1 января 2016 года.

Важно понимать, что ГОСТ устанавливает технические требования к определенному классу металлических стеллажей, а не заменяет все требования к организации конкретного архивохранилища. При проектировании объекта необходимо также учитывать действующие требования к помещениям, пожарной безопасности, условиям хранения документов и конкретное техническое задание.

Согласно области применения ГОСТ, стандарт распространяется на архивные стеллажи:

• высотой секции не более 3100 мм;
• с эксплуатационной нагрузкой на секцию не более 1000 кг;
• предназначенные для ручной обработки грузов.

Стандарт также классифицирует стеллажи по допустимой нагрузке на полку и секцию. В частности, предусмотрены классы от МС50 до МС150, где нагрузка на полку составляет соответственно до 50, 75, 100, 125 и 150 кг, а нагрузка на секцию - от 250 до 1000 кг в зависимости от класса.

ГОСТ устанавливает и конструктивные требования. Например, стандарт предусматривает секции длиной от 700 до 1500 мм, глубиной от 200 до 600 мм и высотой не более 3100 мм; также предъявляются требования к отсутствию острых кромок и защитным покрытиям металлических поверхностей.

Важное практическое уточнение

Фраза «стеллаж соответствует ГОСТ» сама по себе не означает, что любая его конфигурация автоматически подходит для конкретного архива.
При закупке необходимо проверять:

• фактическую нагрузку на полку;
• допустимую нагрузку на секцию;
• размеры;
• количество полок;
• способ крепления;
• устойчивость;
• соответствие технической документации;
• условия эксплуатации;
• наличие необходимых сертификатов и документов.

2. Полная классификация архивных стеллажей

Архивные стеллажи можно классифицировать сразу по нескольким параметрам. Для проектирования хранилища особенно важны мобильность, конструкция стоек, назначение и способ доступа.

2.1. По степени мобильности

2.1.1. Стационарные архивные стеллажи - устанавливаются на определенном месте и не имеют мобильной базы.

Обычно они состоят из:

• стоек;
• полок;
• крепежных элементов;
• оснований;
• соединителей;
• разделителей.

Стационарная система может быть односторонней или двухсторонней.

• Односторонние стеллажи обычно устанавливаются вдоль стен.
• Двухсторонние позволяют работать с обеих сторон и эффективно используются в центре помещения.

Преимущества стационарных систем:

• относительно простая конструкция;
• быстрый монтаж;
• удобство эксплуатации;
• возможность поэтапного расширения;
• относительно невысокая стоимость;
• простота технического обслуживания.

Главный недостаток - необходимость постоянных проходов между рядами.

Если помещение большое и документов относительно немного, это обычно не является проблемой. Но при большом фонде проходы начинают занимать значительную часть полезной площади.

2.1.2. Мобильные стеллажи - архивные стеллажи устанавливаются на специальные мобильные базы, перемещающиеся по рельсовой системе.

Основной принцип работы прост - вместо множества постоянных проходов создается один рабочий проход, который перемещается к нужному ряду.

Схематично это выглядит так:

СТАЦИОНАРНАЯ СИСТЕМА

[Стеллаж] проход [Стеллаж] проход [Стеллаж]

[Стеллаж] проход [Стеллаж] проход [Стеллаж]

МОБИЛЬНАЯ СИСТЕМА

[Стеллаж][Стеллаж][Стеллаж][Стеллаж]

↓

открывается один проход

↓

[Стеллаж][СТЕЛЛАЖ] проход [Стеллаж]

После работы ряд возвращается в исходное положение, и проход закрывается.

Такая организация позволяет значительно увеличить объем хранения на той же площади либо уменьшить требуемую площадь помещения.

Преимущества мобильных стеллажей:

• высокая плотность хранения;
• эффективное использование площади;
• возможность увеличить вместимость существующего помещения;
• уменьшение количества постоянных проходов;
• возможность использовать различные типы верхних конструкций.

Ограничения - более высокая стоимость.

2.2. Ручной и электрический привод

1. Ручной привод
   Передвижение осуществляется механическим механизмом, например вращением штурвала.
   Такой вариант подходит для небольших и средних архивов, где ряды перемещаются не слишком часто.
    
2. Электрический привод
   В крупных хранилищах может использоваться электрический привод. Он позволяет перемещать тяжелые ряды без существенных физических усилий.
   Например, система «АКТИВ» оснащается электроприводом и компьютерным управлением. Управление происходит с помощью кнопочной панели, сенсорного экрана и компьютера. Для этой серии заявлены параметры: высота до 3600 мм, ширина до 10 000 мм, глубина 250–450 мм, нагрузка на полку до 80 кг и на секцию до 1080 кг.

2.3. Конструкция стоек - сплошная боковая стойка и раздельные стойки

Это один из важнейших параметров при выборе архивного оборудования.

2.3.1. Стеллажи со сплошной боковой стойкой

В такой конструкции боковая панель является одновременно несущим и ограждающим элементом.

Полки устанавливаются между боковинами, а отверстия или перфорация позволяют регулировать их положение по высоте.

Такое решение особенно удобно для документов, папок и книг.

Преимущество 1. Жесткость конструкции
Сплошная боковая панель образует цельный элемент конструкции и способствует повышению ее жесткости.
Это особенно важно при:

• большой высоте;
• значительной нагрузке;
• интенсивной эксплуатации;
• использовании мобильной базы;
• необходимости минимизировать раскачивание и боковые смещения.

Преимущество 2. Защита документов от выпадения
Обычная вертикальная стойка практически не препятствует смещению папок в сторону.
Сплошная боковая панель формирует закрытую боковую границу секции. Благодаря этому документы не вываливаются через боковой торец полки.

Преимущество 3. Удобство адресного хранения
Сплошные боковины визуально разделяют секции. Это удобно при размещении архивных описей, табличек и идентификаторов.

Преимущество 4. Универсальность
Применимы для хранения различных по формату, размеру и весу предметов.
Такие стеллажи можно использовать для:

• документов;
• книг;
• архивных коробов;
• медицинских карт;
• папок;
• периодики;
• легких складских материалов.

2.3.2. Стеллажи на раздельных стойках

Классическая конструкция состоит из отдельных вертикальных стоек и горизонтальных связей.

Главное преимущество такого подхода — простота конструкции и возможность использовать относительно легкие элементы.

Однако при хранении документов следует учитывать вероятность бокового смещения папок и необходимость использования дополнительных ограничителей.

7 параметров которые важно оценивать при выборе между этими двумя конструкциями помимо цены:

1. Масса фонда хранения;
2. Частота работы;
3. Высота стеллажей;
4. Требования к безопасности;
5. Необходимость защиты документов;
6. Внешний вид помещения;
7. Предполагаемый срок эксплуатации.

Преимущества архивных стеллажей со сплошной боковой стойкой «Фирмы «Сатурн»

Для документов и книг конструкция со сплошной боковой стойкой имеет ряд практических преимуществ.

1. Жесткость и устойчивость

Цельные боковые панели повышают общую жесткость секции. При этом сама устойчивость зависит не только от боковин, но и от геометрии стеллажа, основания, соединений, способа установки и правильного распределения нагрузки.

Для высоких систем особенно важно соблюдать требования производителя к монтажу и, при необходимости, использовать дополнительные элементы крепления и защиты от опрокидывания.

2. Защита документов

Для архивных папок характерна проблема «пустых» ячеек.

Если между папками остается свободное пространство, документы могут наклоняться, падать и деформироваться.

Эту проблему решают:

• боковые панели;
• разделители папок;
• съемные ограничители;
• задние стенки;
• вертикальные разделители.

В ассортименте «Фирмы «Сатурн», например, представлены разделители полок и папок, вертикальные разделители, задние стенки, передние ограничители и другие элементы адресного хранения.

3. Регулировка полок

Перфорированные боковые панели позволяют изменять высоту установки полок.

Это особенно важно, когда в одном архиве хранятся:

• тонкие папки;
• толстые дела;
• архивные короба;
• книги;
• альбомы;
• нестандартные документы.

Чем меньше шаг регулировки, тем точнее можно использовать высоту секции.

У архивных стеллажей «Фирмы «Сатурн» в зависимости от модели заявлен шаг перфорации 12,5 или 25 мм.

2.4. Где применяются архивные стеллажи

1. Государственные и муниципальные архивы

Основная сфера применения архивных стеллажей — долговременное хранение архивных фондов.

Здесь особенно важны:

• систематизация;
• адресное хранение;
• безопасность;
• устойчивость;
• возможность масштабирования системы;
• эффективное использование площади.

Для больших архивов часто рассматриваются мобильные стеллажи.

2. Ведомственные архивы

На предприятиях архив может включать:

• кадровые документы;
• бухгалтерские документы;
• договоры;
• техническую документацию;
• переписку;
• проектные материалы;
• документы по личному составу.

В таких случаях удобны полочные архивные стеллажи со съемными разделителями.

3. Библиотеки

Библиотекам требуются решения для:

• книг;
• газет;
• журналов;
• редких изданий;
• архивных фондов;
• документов.

Для книгохранилищ особенно полезны двухсторонние и мобильные стеллажи.

«Фирма «Сатурн» предлагает стационарные и передвижные библиотечные стеллажи, включая мобильные решения на рельсовой базе и варианты с электроприводом.

4. Музеи и фондохранилища

В музее архивный стеллаж — часть фондового оборудования.

Здесь могут храниться:

• картины;
• графика;
• книги;
• текстиль;
• костюмы;
• археологические предметы;
• этнографические коллекции;
• гербарии;
• зоологические коллекции;
• геологические образцы;
• скульптура.

Поэтому обычной полочной конструкции может быть недостаточно.

Для разных предметов применяются:

• сетчатые конструкции;
• разделители-гребенки;
• телескопические системы;
• шкафы;
• выкатные платформы;
• специальные держатели.

В линейке оборудования «Фирмы «Сатурн» для музеев и фондов представлены, в частности, мобильные стеллажи с сетками, стеллажи с разделителями-гребенками, телескопические стеллажи, металлические шкафы, передвижные подиумы и столы.

5. Медицинские учреждения

Архивные стеллажи используются для:

• медицинских карт;
• историй болезни;
• документации;
• регистратурных фондов;
• расходных материалов;
• архивов медицинских организаций.

Для медицинских карт особенно важны небольшие ячейки, разделители и возможность быстро найти нужную папку.

6. Конструкторские бюро и проектные организации

Проектная документация часто имеет крупные форматы — А1, А0 и более.

Для нее требуются специальные решения.

«Фирма «Сатурн» предлагает стеллажи и выдвижные ящики для хранения чертежей и конструкторской документации форматов А1 и А0.

7. Картографические и геодезические организации

Здесь используются:

• выдвижные ящики;
• горизонтальные системы;
• специальные полки;
• разделители.

Главная задача — предотвратить заломы и деформацию крупноформатных материалов.

8. Юридические компании и нотариальные конторы

Для юридического архива особенно востребованы:

• стеллажи под папки А4;
• закрытые секции;
• двери;
• замки;
• опечатывающие устройства;
• адресные указатели.

Для документов ограниченного доступа можно использовать закрытые варианты архивных стеллажей.

9. Производственные предприятия

Архивно-складские системы применяются для хранения:

• технической документации;
• чертежей;
• паспортов оборудования;
• комплектующих;
• инструмента;
• коробов;
• запасных частей.

Если документы или изделия имеют значительную массу, целесообразно рассматривать усиленные стеллажи.

Например, серия СГС «Фирмы «Сатурн» имеет заявленную нагрузку до 350 кг на полку и до 1500 кг на секцию.

3. Специализированные решения для архивов

Обычная полка подходит далеко не для всех типов документов.

Поэтому при проектировании профессионального хранилища следует рассматривать не только стандартные секции.

3.1. Стеллажи с подвижными разделителями

Подвижные разделители позволяют фиксировать папки, предотвращая их наклон и падение.

Такое решение особенно удобно для:

• кадровых архивов;
• бухгалтерии;
• юридических дел;
• медицинских карт.

3.2. Вертикальные разделители и сортировщики

Разделители создают небольшие адресные ячейки.

Они полезны при хранении:

• тонких папок;
• отдельных документов;
• картотеки;
• небольших комплектов дел.

3.3. Стеллажи для коробов

Архивные документы нередко хранятся не в отдельных папках, а в специальных коробах.

В этом случае полки подбираются по размерам коробов, чтобы пространство между уровнями использовалось максимально эффективно. Фирма «Сатурн» предлагает изготовление металлических стеллажей под требуемые размеры архивных коробов.

3.4. Стеллажи для чертежей

Для конструкторской документации нужны специальные решения.

Документы форматов А1 и А0 нельзя эффективно хранить на обычной узкой полке.

Поэтому применяются:

• выдвижные ящики;
• горизонтальные секции;
• разделители;
• специальные полки.

В ассортименте Фирмы «Сатурн» предусмотрены ящики для документов формата А1, А0 и других размеров по заказу.

3.5. Закрытые стеллажи

Для документов ограниченного доступа применяются двери и другие закрывающие элементы:

• распашные двери;
• жалюзийные двери;
• рольставни;
• сетчатые двери;
• замки;
• опечатывающие устройства.

Такая комплектация позволяет организовать контролируемый доступ к содержимому стеллажа.

4. Дополнительное оборудование

Даже хорошо спроектированный стеллаж может стать значительно удобнее благодаря дополнительным элементам.

К востребованным аксессуарам относятся:

• разделители полок;
• разделители папок;
• вертикальные разделители;
• выдвижные полки;
• выдвижные ящики;
• задние стенки;
• двери;
• роллеты;
• замки;
• опечатывающие устройства;
• рамки для описей;
• таблички;
• флажки безопасности;
• ограничители;
• тележки;
• стремянки.

Мы предлагаем широкий набор таких компонентов, включая тележки, стремянки, разделители, выдвижные элементы, двери, замки, рамки для описей и средства безопасности мобильных рядов.

Дизайн и брендирование архивных стеллажей

Все стеллажи могут быть выполнены с индивидуальным брендированием в соответствии с дизайном и фирменным стилем заказчика. Лицевые панели позволяют оформить оборудование в корпоративных цветах, разместить логотип, изображение, слоган или другой фирменный элемент, благодаря чему стеллажи становятся частью единого визуального пространства организации.

Для оформления лицевых стенок могут использоваться различные варианты исполнения, в том числе декоративные панели из ЛДСП с декорами под дерево, а также панели с индивидуальным дизайном. Такое решение позволяет сочетать функциональность архивного оборудования с эстетикой интерьера и адаптировать внешний вид стеллажей под конкретный проект - от строгого корпоративного оформления до индивидуального дизайнерского решения.

Брендирование применяется для стационарных и мобильных стеллажей, в том числе для архивов, библиотек и музеев. При этом оформление может быть выполнено как в корпоративных цветах, так и с использованием индивидуального изображения или фирменной графики заказчика.

5. Технические параметры архивных стеллажей и их влияние на выбор

При подборе архивных стеллажей нельзя ограничиваться только вопросом «сколько стоит одна секция».

Нужно рассматривать всю систему как комплекс.

5.1. Высота - влияет на вместимость и удобство работы

Для помещений с высокими потолками можно использовать высокие конструкции, однако увеличение высоты не всегда означает автоматическое увеличение эффективности.

Необходимо учитывать:

• рост сотрудников;
• необходимость стремянок;
• способ выдачи документов;
• пожарные и эксплуатационные требования;
• наличие инженерных коммуникаций;
• расположение светильников и систем пожаротушения.

В наших моделях встречается диапазон высоты от 1800 до 3300 мм для стационарных систем, до 3500 мм для усиленных мобильных решений и до 3600 мм для электрических систем.

5.2. Глубина полки - должна соответствовать хранимому материалу

Для стандартных архивных папок нецелесообразно использовать чрезмерно глубокие полки: документы окажутся далеко от края, а свободное пространство будет использоваться неэффективно.

Для стандартной документации часто применяются относительно неглубокие полки. Для книг, коробов, музейных предметов и нестандартных материалов может потребоваться большая глубина.

Для наших стационарных архивных стеллажей заявлена глубина от 200 до 900 мм, а для базовых мобильных архивных моделей — от 200 до 450 мм.

5.3. Длина полки

Чем длиннее полка, тем больше единиц хранения можно разместить.

Но увеличение длины одновременно влияет на нагрузку и требования к жесткости.

5.4. Нагрузка на полку - один из главных параметров

Важно различать - нагрузку на полку и нагрузку на секцию.

Например, ГОСТ Р 56356-2015 классифицирует стеллажи по допустимой нагрузке на полку и общей нагрузке на секцию. Максимальный класс МС150 предусматривает нагрузку на полку до 150 кг и нагрузку на секцию до 1000 кг.

5.5. Шаг перфорации - определяет, насколько точно можно настроить высоту полок

Для хранения документов разного формата небольшой шаг особенно удобен.

У ряда архивных стеллажей «Фирмы «Сатурн» используются значения 12,5 и 25 мм.

5.6. Покрытие - металлические поверхности должны иметь защитное или защитно-декоративное покрытие

Для длительной эксплуатации важно учитывать минимум 5 параметров :

1. устойчивость к коррозии;
2. качество подготовки поверхности;
3. равномерность покрытия;
4. устойчивость к механическим воздействиям;
5. отсутствие дефектов, способных повредить документы.

ГОСТ Р 56356-2015 содержит соответствующие требования к защитным и защитно-декоративным покрытиям металлических поверхностей и крепежных элементов.

6. Как выбрать архивные стеллажи - 7 шагов

Шаг 1. Определите характер хранения

Ответьте на вопросы:

• сколько документов необходимо разместить;
• сколько погонных метров составляет фонд;
• сколько папок или коробов имеется;
• какой формат документов;
• какова масса одной единицы хранения;
• насколько часто документы выдаются.

Погонный метр - для предварительного расчета удобно использовать показатель погонной длины фонда.

Например, если на одной полке можно разместить 0,9 погонного метра папок, а таких полок 100, суммарная вместимость составит примерно:

0,9 × 100 = 90 погонных метров.

При этом необходимо учитывать резерв свободного пространства для пополнения фонда и особенности конкретных документов.

Шаг 2. Изучите помещение

Необходимо измерить:

• длину;
• ширину;
• высоту;
• дверные проемы;
• колонны;
• ниши;
• окна;
• вентиляцию;
• балки;
• инженерные коммуникации;
• существующие системы пожаротушения.

Для мобильных систем особенно важно состояние пола и основание, на котором устанавливаются рельсы.

Шаг 3. Выберите стационарную или мобильную систему

Что учитывать при выборе - стационарные или мобильные стеллажи ?

Важно отказаться от универсального ответа «мобильные всегда лучше» или «стационарные всегда выгоднее».

Выбор зависит от конкретного объекта.

Стационарная система рациональна, когда:

• площадь помещения достаточна;
• фонд относительно небольшой;
• проходы не создают серьезных потерь;
• бюджет ограничен;
• требуется максимально простая конструкция;
• стеллажи должны легко переставляться или расширяться.

Мобильная система целесообразна, когда:

• площадь ограничена;
• объем фонда большой;
• требуется высокая плотность хранения;
• важно использовать существующее помещение максимально эффективно;
• фонд будет увеличиваться;
• необходимо минимизировать площадь постоянных проходов.

Архивные мобильные стеллажи для архивов, библиотек и фондохранилищ могут обеспечить увеличение объема хранения до 50% на той же площади. При этом фактический результат зависит от размеров помещения, конфигурации рядов, требований к проходам и конкретного проекта.

Главный критерий — не сама площадь, а соотношение объема фонда, площади помещения и интенсивности работы персонала.

Шаг 4. Для мобильной системы выберите привод

• Ручной
  Рационален при умеренной интенсивности работы.
   
• Электрический
  Подходит для крупных архивов, где ряды тяжелые и перемещаются часто.
  Дополнительным преимуществом электрической системы может быть интеграция управления и средств безопасности.

Шаг 5. Выберите конструкцию стоек

Для большинства документных архивов важно обратить внимание на конструкции со сплошными боковыми панелями.

При выборе учитывайте:

• массу документов;
• высоту;
• интенсивность эксплуатации;
• необходимость защиты документов от выпадения;
• требования к внешнему виду;
• возможность установки дополнительных аксессуаров.

Шаг 6. Рассчитайте количество секций

Пример.

Предположим, архив содержит 300 погонных метров документов.

Одна полка дает 1 метр полезной длины, а в каждой секции установлено 6 рабочих уровней.

Тогда одна секция дает: 1 × 6 = 6 погонных метров.

Количество секций: 300 / 6 = 50 секций.

Но это только предварительная оценка.

В реальном проекте необходимо добавить резерв и учитывать:

• фактическую длину полок;
• толщину разделителей;
• свободные зоны;
• особенности папок;
• необходимость технологических проходов;
• возможное пополнение фонда.

Шаг 7. Закажите профессиональный проект

Для небольшого помещения простую систему можно рассчитать самостоятельно.

Однако при проектировании большого архива, библиотеки, музейного фонда или мобильной системы лучше заказать профессиональную расстановку.

Проект позволяет заранее определить:

• количество секций;
• оптимальную длину рядов;
• проходы;
• высоту;
• глубину;
• нагрузку;
• расположение мобильных баз;
• количество приводов;
• точки подключения;
• дополнительные аксессуары.

В «Фирме «Сатурн» при подготовке проектов учитываются формат документов, количество одновременно работающих архивариусов, геометрия пола и потолка, колонны, окна, двери, вентиляционные шахты, балки и инженерные системы. Так же мы готовим бесплатный проект расстановки с техническим описанием и расчетом стоимости. (Скачать чек лист по шагам для выбора архивного стеллажа).

7. Как выглядит профессиональный проект архива

Грамотный проект обычно включает несколько уровней.

1. Замеры помещения

Фиксируются все реальные размеры и препятствия.

2. Определение фонда

Устанавливается объем и тип хранимых материалов.

3. Подбор оборудования

Определяются:

• тип стеллажа;
• высота;
• глубина;
• ширина;
• количество полок;
• нагрузка;
• дополнительные элементы.

4. Расстановка

Создается план помещения с рядами, проходами и зонами работы.

5. Расчет

Определяются:

• количество секций;
• полезная вместимость;
• нагрузка;
• ориентировочная стоимость.

6. Спецификация

Формируется перечень оборудования и комплектующих.

Такой подход значительно снижает риск ситуации, когда после монтажа выясняется, что стеллажи не помещаются, проходы слишком узкие или полезная вместимость ниже расчетной.

8. Безопасность эксплуатации архивных стеллажей

Архивный стеллаж должен быть рассчитан не только на статическую нагрузку, но и на безопасную работу персонала.

6 основных правил безопасности работы с архивными стеллажами:

1. Не превышать допустимую нагрузку
   Нагрузка должна соответствовать документации конкретной модели. Нельзя считать допустимой нагрузкой просто сумму «веса всех полок». Ограничения устанавливаются отдельно для полки и секции.
    
2. Равномерно распределять тяжелые материалы
   Тяжелые короба желательно размещать на нижних уровнях, если это соответствует проекту и эксплуатационным требованиям.
    
3. Не перегружать верхние полки
   Особенно важно соблюдать это правило в высоких стеллажах.
    
4. Использовать исправные стремянки
   Если документы расположены на большой высоте, сотрудник не должен вставать на полки или использовать случайные предметы вместо лестницы.
    
5. Обеспечить устойчивость
   В зависимости от конструкции могут использоваться крепления, соединители рядов и антиопрокидывающие устройства.
    
6. Для мобильных систем контролировать рабочий проход
   Перед перемещением рядов необходимо убедиться, что в проходе нет людей и посторонних предметов.

9. 5 самых частых ошибок при выюоре стеллажей и проектировании архива

• Ошибка №1. Выбирать стеллаж только по цене
  Дешевый стеллаж может оказаться неподходящим по глубине, нагрузке или конфигурации.
  Правильнее сравнивать стоимость всей системы хранения, а не стоимость одной секции.
   
• Ошибка №2. Не учитывать формат документов
  Если в архиве есть А0, чертежи, карты или крупные альбомы, обычные полки могут оказаться бесполезными.
   
• Ошибка №3. Не оставлять резерв
  Фонд практически всегда растет.
  Проектирование «впритык» приводит к необходимости через несколько лет снова перестраивать помещение.
   
• Ошибка №4. Не учитывать нагрузку на перекрытие
  Особенно важно при мобильных системах.
  Большая плотность хранения означает, что масса документов и оборудования на единицу площади может быть существенной.
   
• Ошибка №5. Игнорировать эргономику
  Если сотруднику неудобно брать документы, даже очень вместительный архив будет неэффективным.
  Нужно учитывать: 
  • частоту выдачи;
  • высоту полок;
  • рабочие проходы;
  • необходимость использования тележек и стремянок.

Заключение

Архивный стеллаж - это не просто металлическая полка. Это функциональный элемент системы хранения, от которого зависят вместимость помещения, сохранность документов, скорость работы сотрудников и возможность дальнейшего развития архива.

Современный рынок предлагает несколько основных вариантов:

1. стационарные стеллажи;
2. мобильные стеллажи;
3. системы с ручным приводом;
4. системы с электроприводом;
5. конструкции со сплошными боковыми стойками;
6. усиленные архивно-складские системы;
7. специализированные стеллажи для чертежей, коробов и картотеки;
8. музейное фондовое оборудование.

При выборе важно учитывать не отдельную характеристику, а всю систему факторов:

формат документов → объем фонда → масса → интенсивность доступа → помещение → нагрузка → способ хранения → безопасность → возможность расширения.

Для стандартного бумажного архива часто достаточно стационарных стеллажей со сплошными боковыми стойками. Для крупных фондов при дефиците площади могут быть эффективны мобильные системы. Для больших и тяжелых материалов необходимы усиленные конструкции.

Для музеев, библиотек и конструкторских бюро применяются специализированные варианты наполнения.

Перед закупкой удобно пройти следующий список (Чек-лист выбора архивных стеллажей).

«Фирма «Сатурн» предлагает решения для всех перечисленных сценариев: от стационарных стеллажей СА и архивных систем с ячейками до мобильных систем Л и Т, электрических комплексов «АКТИВ», стеллажей для чертежей, коробов, картотеки и специализированного фондового оборудования. Производитель также предлагает проектирование расстановки с учетом характеристик помещения и фонда.

Для сложных объектов особенно важно начинать не с выбора конкретной модели, а с проектирования системы хранения. Это позволяет подобрать оборудование по реальным параметрам помещения и фонда, а не адаптировать помещение под случайно выбранные стеллажи.

Посмотреть каталог архивных стеллажей «Фирмы «Сатурн».

Главный принцип: хорошая архивная система должна не просто вместить документы, а сделать их хранение безопасным, системным, доступным и экономически эффективным на протяжении всего срока эксплуатации.

Часто задаваемые вопросы про архивные стеллажи

• Чем архивные стеллажи отличаются от обычных складских?

  

  Стеллажи для архива - это металлические стеллажи ориентированные прежде всего на ручную обработку и организованное хранение документов, книг, папок, коробов и других материалов. Их конструкция и размеры подбираются с учетом форматов документов и необходимости индивидуального доступа. ГОСТ Р 56356-2015 распространяется именно на металлические стеллажи для ручной обработки грузов, используемые, в том числе, в архивах, офисах и производственных помещениях.
• Что выбрать: стационарные или мобильные стеллажи?

  

  Стационарные стеллажи проще и обычно дешевле. Мобильные стеллажи позволяют сократить количество постоянных проходов и увеличить плотность хранения, но требуют более сложного проектирования и монтажа. Поэтому выбор следует делать после анализа помещения, объема фонда и интенсивности работы.
• Какую нагрузку выдерживает архивный стеллаж?

  

  Это зависит от конкретной модели. ГОСТ Р 56356-2015 предусматривает классы стеллажей от МС50 до МС150 с нагрузкой на полку до 150 кг и нагрузкой на секцию до 1000 кг в рамках соответствующей классификации. У конкретного производителя характеристики могут отличаться. Например, у отдельных архивных моделей Фирмы «Сатурн» нагрузка до 80 кг на полку и до 1080 кг на двухстороннюю секцию, а у усиленной серии СГС — до 350 кг на полку и до 1500 кг на секцию. Поэтому ориентироваться нужно на паспорт конкретного стеллажа.
• Чем стеллаж со сплошной боковой стойкой отличается от конструкции на раздельных стойках?

  

  Сплошная боковая панель одновременно выполняет несущую и ограждающую функцию. Она:

  • повышает жесткость;
  • разделяет секции;
  • препятствует боковому выпадению документов;
  • улучшает внешний вид;
  • позволяет удобно организовать секции.
• Можно ли использовать архивные стеллажи в библиотеке?

  

  Да. Металлические архивные и библиотечные стеллажи применяются для книг, журналов, газет, документов и других бумажных носителей. Для библиотек могут использоваться стационарные и мобильные двухсторонние конструкции.
• Можно ли хранить на архивных стеллажах музейные предметы?

  

  Да, но оборудование должно соответствовать конкретному типу предметов. Для текстиля, графики, скульптуры, археологических находок, геологических коллекций и других предметов требуются разные способы фиксации и размещения. Поэтому музейное фондохранилище следует проектировать как специализированную систему, а не просто устанавливать стандартные полки.
• Можно ли установить мобильные стеллажи на неровный пол?

  

  Возможность зависит от конкретной конструкции и состояния основания. Некоторые системы предусматривают решения с фальшполом. «Фирма «Сатурн» предлагает мобильные архивные стеллажи с фальшполом, который позволяет закрывать рельсовую систему и устанавливать оборудование на неподготовленный пол. Но необходимость выравнивания, усиления или подготовки основания определяется после обследования конкретного помещения.
• Как хранить документы большого формата?

  

  Для А1, А0 и аналогичных материалов используются специализированные горизонтальные системы, выдвижные ящики и полки. Обычный стеллаж под А4 для этого не подходит.
• Нужны ли двери и замки?

  

  Если требуется ограничить доступ к содержимому, двери и замки могут стать частью системы. В зависимости от задачи применяются распашные двери, жалюзи, рольставни, сетчатые двери и замки. Для специальных архивов могут использоваться опечатывающие устройства.