Архив нотариуса — это не просто место хранения папок. Это правовая опора его деятельности, гарантия сохранности нотариальных действий и защита имущественных прав граждан. Любая ошибка в организации архива может повлечь юридические риски и ответственность.
Архивное хранение строго регламентировано:
- «Основы законодательства РФ о нотариате».
- Приказы Минюста России № 78, № 99 и др.
- ГОСТы и правила делопроизводства.
Поэтому нотариус обязан не только правильно оформить документы, но и обеспечить надёжные условия хранения.
Пошаговая инструкция по организации архива
- Разработка номенклатуры дел
Это главный организационный документ архива. Он определяет структуру хранения, сроки и порядок учета.
Без утверждённой номенклатуры невозможно вести архив правильно. - Формирование и оформление дел
- Подшивка документов: оптимально до 250 листов в одном деле.
- Нумерация: сквозная, недопустимы пропуски.
- Обложка дела: указывается индекс, заголовок, даты, количество листов.
- Внутренняя опись: помогает быстро находить нужные документы.
- Учёт и регистрация дел
Все дела фиксируются в журналах учёта:- постоянного хранения (завещания, доверенности, свидетельства о наследстве),
- временного хранения (копии, журналы регистрации).
- Условия хранения нотариального архива
Закон требует строгого соблюдения условий:- температура — от +17 до +19 °C,
- влажность — 50–55%,
- расстояние между стеллажами — не менее 70 см,
- противопожарная защита и контроль доступа.
-
Номенклатура дел
-
Журнал учета
Стеллажные системы для нотариального архива
Мы разрабатываем профессиональные архивные системы хранения, которые соответствуют требованиям Приказа Федерального архивного агентства и противопожарным нормам двух видов:
- Стационарные — простое проверенное временем решение для небольших архивов. Легко собираются и при необходимости могут быть перемещены в другое помещение. Нагрузка на полку до 80 кг, высота достигает 3300 мм.
- Мобильные (с механическим управлением или электроприводом) — позволяют увеличить вместимость архива в 2 раза за счёт устранения лишних проходов. Доступ к ряду открывается поворотом штурвала или нажатием кнопки на стеллаже, дисплее или клавиатуры. Данные стеллажи, установленные на мобильные основания, передвигающиеся по рельсам, редукторная система позволяет не задумываться о весе перемещаемых секций стеллажа, что делает процесс поиска документов легким и безопасным. Нагрузка на полку до 80 кг, высота до 3500 мм.
В отличие от деревянных, металлические конструкции долговечны, огнестойки и выдерживают большие нагрузки.
Дополнительное стеллажи могут быть оборудованы:
- дверями и замками для защиты от посторонних,
- выдвижными полками и ящиками с разделителями,
- рамками для маркировки конкретной полки,
- разделителями папок, полок.
Электронный нотариальный архив: шаг в будущее
Электронный нотариальный архив становится ключевым направлением в цифровизации нотариальной деятельности. Он позволяет обеспечить быстрое и автоматизированное хранение документов и исключает риск потери дел.
Использование стеллажей серии «Актив» с электроприводом и компьютерным управлением делает архив современным и удобным. Система фиксирует выдачу и возврат дел, подсвечивает нужные полки и открывает проходы автоматически, что значительно ускоряет работу сотрудников. Это решение идеально для нотариальных палат и архивов с большими объёмами.
Такой подход сочетает традиционное хранение с цифровыми технологиями, полностью соответствуя требованиям Минюста. Электронный нотариальный архив — это надёжность, экономия времени и оптимизация работы нотариуса в 2025 году.
Сроки хранения нотариальных документов
Документы постоянного хранения:
- нотариальные удостоверения (завещания, доверенности, договоры),
- свидетельства о праве на наследство.
Документы временного хранения:
- журналы регистрации, копии документов.
Актуальные сроки необходимо регулярно сверять с нормативными актами и рекомендациями нотариальной палаты региона.
Cкачать сроки хранения нотариальных документов согласно Приказа Министерства юстиции РФ от 14 декабря 2022 г. N 393 "Об утверждении Типовой номенклатуры дел нотариуса".
Итог
Грамотная организация архива — это профессиональная обязанность нотариуса и гарантия защиты его клиентов.
Наши решения — от стационарных и мобильных систем до интеллектуальных сенсорных стеллажей — позволяют сочетать юридическую точность, удобство и современные технологии.
Совет: проверяйте актуальные требования, внедряйте электронные системы и выбирайте стеллажи, которые соответствуют нормам Минюста.
