Номенклатура дел в организации - от разработки до ведения в СЭД

Номенклатура дел — это не просто список папок или формальный документ «для архива». На практике именно она становится каркасом всей системы документооборота организации. Без грамотно составленной номенклатуры невозможно качественно организовать хранение документов, провести экспертизу ценности, подготовить дела к передаче в архив или выстроить корректную работу в системе электронного документооборота.

Ситуации в которых особенно остро проявляются проблемы с номенклатурой:

• организация меняет структуру;
• появляются новые направления деятельности;
• внедряется СЭД;
• необходимо учитывать электронные дела;
• отсутствуют номенклатуры прошлых лет;
• изменяются сроки хранения документов.

В этой статье разберем не только базовые правила составления номенклатуры дел, но и сложные практические кейсы: переутверждение, внесение изменений, работу при реорганизации, учет электронных документов и интеграцию номенклатуры в СЭД.

Что такое номенклатура дел - базовые понятия и функции

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и индексов.

Проще говоря, это официальный классификатор всех дел организации.

Номенклатура используется для следующих действий:

• формирование дел;
• распределение документов;
• организация хранения;
• составление архивных описей;
• осуществление поиска документов.

Три главные функции номенклатуры дел:

1. Классификационная функция

Номенклатура систематизирует документы по направлениям деятельности.

Например:

• кадровые документы;
• бухгалтерские документы;
• договорная работа;
• закупки;
• маркетинг;
• производственная деятельность.

Благодаря этому документы не хранятся хаотично.

2. Учетная функция

Номенклатура фиксирует:

• какие дела заводятся;
• сколько дел создается за год;
• какие из них переходящие;
• какие подлежат постоянному хранению.

Это главный учетный документ службы делопроизводства.

3. Методическая функция

Номенклатура является основой для:

• составления описей дел;
• передачи документов в архив;
• выделения документов к уничтожению.

Если номенклатура составлена неверно, ошибки автоматически переходят в архивный учет.

Проектирование номенклатуры - выбираем классификационную схему

Одна из самых важных задач — правильно выбрать принцип построения номенклатуры.

На практике используются две основные модели:

• структурная;
• функциональная (производственно-отраслевая).

1. Структурная модель (классическая)

Разделы номенклатуры соответствуют структурным подразделениям организации:

• отдел кадров;
• бухгалтерия;
• юридический отдел;
• департамент закупок;
• управление маркетинга.

Именно такой подход чаще всего встречается в традиционном делопроизводстве.

Основные преимущества структурной модели:

• Простота внедрения - сотрудникам легко ориентироваться: документы каждого отдела находятся в одноименном разделе.
• Наглядность - структура номенклатуры полностью повторяет организационную структуру компании.
• Удобство распределения ответственности - каждое подразделение отвечает за собственный раздел.

Недостатки структурной модели:

Главная проблема — высокая зависимость от организационной структуры.

Если компания:

• объединяет отделы;
• создает новые подразделения;
• проводит реорганизацию;
• меняет индексы подразделений,

номенклатуру приходится пересматривать и переутверждать.

2. Функциональная (производственно-отраслевая) модель

Разделы строятся не по подразделениям, а по функциям организации:

• управление персоналом;
• бухгалтерский учет;
• договорная деятельность;
• охрана труда;
• материально-техническое обеспечение;
• управление проектами.

При этом не имеет значения, какой именно отдел выполняет функцию.

Когда стоит выбирать функциональную модель

Функциональная схема особенно эффективна, если:

• структура компании часто меняется;
• организация активно растет;
• происходят регулярные реорганизации;
• несколько подразделений выполняют схожие функции;
• организация ведет разные виды деятельности.

Главные преимущества функциональной модели:

• Стабильность - даже если отдел кадров объединят с административным отделом, раздел «Управление персоналом» останется актуальным.
• Удобство для СЭД - для электронного документооборота функциональная модель значительно удобнее, поскольку цифровые процессы чаще строятся вокруг функций, а не физических подразделений.
• Устойчивость при реорганизации - не требуется полностью пересоставлять номенклатуру при каждом изменении структуры.

Сравнение структурной и функциональной моделей

Пошаговое руководство по разработке номенклатуры дел на следующий год

Шаг 1. Сбор предложений от подразделений

Каждое подразделение предоставляет:

• перечень заводимых дел;
• предложения по новым заголовкам;
• информацию о переходящих делах;
• сведения о сроках хранения.

На этом этапе особенно важно исключить:

• дублирующие дела;
• слишком общие заголовки;
• устаревшие формулировки.

Шаг 2. Проверка и согласование

Служба ДОУ или архив:

• проверяет корректность заголовков;
• уточняет сроки хранения;
• проверяет соответствие действующим перечням документов;
• согласует проект с экспертной комиссией.

Для государственных организаций дополнительно требуется согласование с ЭПК архивного учреждения.

Шаг 3. Утверждение руководителем

Номенклатура вводится в действие приказом руководителя организации.

Как правило:

• утверждается ежегодно;
• начинает действовать с 1 января нового года.

Шаг 4. Загрузка в СЭД

Современные организации все чаще используют номенклатуру как электронный справочник.

После утверждения документ:

• загружается в СЭД;
• связывается с регистрационными карточками;
• используется для автоматической классификации документов.

Как вносить изменения в действующую номенклатуру в различных случаях

1. Внесение изменений в течение текущего года

Иногда новая деятельность (направление, отдел и тд.) появляется уже после утверждения номенклатуры.

Например:

• создан отдел маркетинга;
• внедрено новое направление бизнеса;
• появился проектный офис.

В этом случае издается: приказ о внесении изменений в номенклатуру дел текущего года.

В итоге добавляются:

• новые разделы;
• новые индексы;
• новые заголовки дел;
• новые сроки хранения.

Нужно ли переутверждение?

Да. Если изменения существенные, номенклатура фактически переутверждается досрочно.

2. Изменение структуры организации (реорганизация)

Реорганизация почти всегда требует пересмотра номенклатуры.

Причины:

• меняются индексы подразделений;
• изменяются владельцы дел;
• перераспределяются функции;
• появляются новые направления деятельности.

Алгоритм действий при реорганизации:

1. Изменение структуры
2. Анализ новых функций и подразделений
3. Разработка новой номенклатуры
4. Утверждение приказом
5. Передача старых дел по акту
6. Обновление справочников в СЭД

Что делать со старыми делами ?

Старые дела:

• не переиндексируются;
• сохраняют первоначальные индексы;
• передаются правопреемнику или в архив, передача оформляется актом приема-передачи.

3. Изменение сроков хранения документов

На практике часто возникает вопрос:

«Нужно ли менять старые номенклатуры после выхода нового Перечня сроков хранения?»

Ответ: нет.

Важное правило: номенклатура отражает состояние документооборота конкретного года.

Поэтому практический подход:

• номенклатуры прошлых лет не переписываются;
• изменения в них официально не вносятся;
• корректировки выполняются только в описях и актах.

Для удобства архивной обработки допускается:

• делать карандашные пометки;
• указывать новые сроки хранения в рабочих экземплярах.

Но юридически старая номенклатура остается неизменной!

Электронные дела и работа с СЭД

Отражение электронных дел в номенклатуре

Электронные документы включаются в номенклатуру на общих основаниях.

Для них:

• создаются отдельные дела;
• устанавливаются сроки хранения;
• присваиваются индексы.

Как обозначать электронные дела

Обычно в графе «Примечание» ставят - «ЭД» — электронный документ.

Например:

Интеграция номенклатуры с СЭД

В современной СЭД номенклатура становится полноценным справочником.

Как это работает.

При регистрации документа сотрудник:

1. создает карточку документа;
2. выбирает дело из справочника;
3. система автоматически присваивает индекс дела.

В результате:

• документы сразу классифицируются;
• упрощается поиск;
• исключается хаотичное хранение файлов.

Что меняется при переходе на СЭД

Исчезает понятие физического тома. Для электронных дел не требуется:

• подшивка;
• нумерация листов;
• физические папки.

Номенклатура становится инструментом поиска и превращается в:

• фильтр;
• навигационную структуру;
• систему классификации данных.

Пример работы номенклатуры в СЭД

Экстренные случаи - отсутствие номенклатуры и старые дела

Если номенклатуры не было годами — это одна из самых сложных ситуаций.

Типичные проблемы:

• дела сформированы хаотично;
• отсутствуют индексы;
• документы смешаны;
• сроки хранения не определены.

Как действовать

При архивно-технической обработке:

• составляется опись дел;
• каждому делу присваивается учетный номер;
• в графе «Индекс дела» ставится:
  • прочерк;
  • либо отметка «б/н».

Что становится учетным номером

Основным идентификатором становится - порядковый номер дела по описи.

«Переходящие» дела, пример:

Дело начали формировать:

• в 2023 году — без номенклатуры;
• завершили в 2024 году — когда номенклатура уже появилась.

Как правильно оформить такое дело:

• включается в номенклатуру текущего года;
• получает индекс;
• переоформляется обложка дела.

Типичные ошибки при составлении номенклатуры

1. Слишком общие заголовки

Неправильно: «Разные документы», «Переписка», «Материалы».

Правильно: «Переписка с поставщиками по вопросам закупки оборудования».

2. Дублирование дел

Часто один и тот же вид документов включается в несколько разделов.

Это приводит к путанице, двойному хранению, проблемам при уничтожении документов.

3. Игнорирование электронных документов

Ошибка многих организаций — учитывать только бумажные дела.

В результате электронные документы выпадают из системы хранения.

4. Отсутствие актуализации

Номенклатура должна регулярно пересматриваться:

• при изменении функций;
• при реорганизации;
• при внедрении новых ИТ-систем;
• при изменении нормативной базы.

Заключение

Номенклатура дел давно перестала быть исключительно архивным инструментом.
Сегодня это полноценная система управления документами, которая напрямую влияет:

• на скорость поиска информации;
• качество хранения;
• юридическую защищенность организации;
• эффективность работы СЭД.

Особенно важно воспринимать номенклатуру как живой механизм, который должен адаптироваться к изменениям бизнеса, цифровизации и новым требованиям законодательства.

Чек-лист - 5 правил эффективной номенклатуры дел:

• Используйте стабильную классификационную схему
• Формулируйте точные и понятные заголовки дел
• Регулярно проверяйте сроки хранения
• Отмечайте электронные дела отдельно
• Актуализируйте номенклатуру при изменении структуры и внедрении СЭД

Организация архивного хранения - почему важно правильно выбрать стеллажи

Даже идеально выстроенная номенклатура дел теряет эффективность, если архив организован неудобно. На практике проблемы хранения быстро приводят к переполненным помещением, сложностям поиска документов, нарушению условий хранения и увеличению времени работы сотрудников архива.

Именно поэтому современные организации всё чаще переходят на профессиональные архивные системы хранения.

Для архивов с большим документооборотом особенно востребованы металлические архивные стеллажи от «Фирмы «Сатурн» — российского производителя архивного оборудования с опытом работы более 30 лет. Компания специализируется на производстве стационарных, передвижных и автоматизированных стеллажных систем для архивов, библиотек, музеев и офисов.

Какие задачи решают архивные стеллажи:

• существенно увеличить вместимость архива;
• сократить площадь хранения документов;
• организовать быстрый поиск дел;
• обеспечить безопасное долговременное хранение;
• адаптировать архив под бумажные и электронные носители.

Особенно актуальны мобильные (передвижные) стеллажи, которые позволяют экономить до 70% площади архива за счет отсутствия проходов между рядами.

Решения от «Фирмы «Сатурн»:

• стационарные архивные стеллажи;
• передвижные (мобильные) стеллажи;
• стеллажи с электроприводом серии «Актив»;
• каждый стеллаж можно оснастить различным дополнительным оборудованием;
• специализированные архивные комплексы под индивидуальные проекты.

Отдельное преимущество — проектирование систем хранения под конкретное помещение с учетом:

• пожарных норм;
• архивных требований;
• нагрузки на перекрытия;
• особенностей документооборота организации.

Когда особенно стоит задуматься о модернизации архива:

• организация внедряет СЭД и переводит архив в гибридный формат;
• объем документов ежегодно растет;
• архив переполнен;
• планируется централизация хранения;
• требуется подготовка к проверкам;
• архив размещается в ограниченном помещении.

Архив будущего — это сочетание СЭД и профессионального хранения.

Даже при активном переходе на электронный документооборот бумажные документы продолжают храниться годами — особенно кадровые, бухгалтерские и юридически значимые дела.

Поэтому эффективный архив сегодня — это комбинация:

• грамотно выстроенной номенклатуры дел;
• корректной работы СЭД;
• профессиональной системы физического хранения документов.

Подробнее ознакомиться с решениями для архивов можно на официальном сайте «Фирмы «Сатурн».

Частые ошибки и ответы на вопросы

• Можно ли изменять номенклатуру прошлого года?

  

  Нет. Номенклатура фиксирует состояние дел конкретного календарного периода.

  Корректировки выполняются:
  • в описях;
  • в актах;
  • при архивной обработке.
• Нужно ли переутверждать номенклатуру при изменении индексов подразделений?

  

  Да. Если изменилась структура построения разделов, старая номенклатура считается неактуальной.

  При этом:
  • старые дела не переиндексируются;
  • обложки уже сформированных дел не меняются.
• Нужно ли согласование с архивом (ЭПК)?

  

  Не во всех случаях, только:

  • для государственных органов;
  • для организаций — источников комплектования государственных архивов.

  Коммерческим организациям обычно достаточно утверждения руководителем.
• Что делать с делами расформированного отдела?

  

  Документы передаются:
  • правопреемнику;
  • в архив организации.

  Передача обязательно оформляется актом.