Как выбрать архивный стеллаж - 5 ключевых критериев от экспертов «Фирмы «Сатурн»

Узнайте, как правильный выбор архивных стеллажей позволяет увеличить вместимость архива до 50% и обеспечить сохранность документов минимум на 25 лет.

Современный архив — это не просто помещение с полками, а важная часть управляемой инфраструктуры организации. От того, насколько правильно подобраны архивные стеллажи, зависит сохранность документов, безопасность сотрудников, удобство работы и рациональное использование площади.

По практике «Фирмы «Сатурн», более 80% организаций на этапе закупки архивных стеллажей допускают системные ошибки: неверно рассчитывают нагрузки, не учитывают нормативные требования или особенности помещения. В результате — переплаты, перегруженные конструкции, сложности в эксплуатации и риски для персонала.

В этой статье мы даем пошаговое руководство, которое поможет выбрать архивные стеллажи грамотно — с учетом документов, помещения и требований ГОСТ.

1. Как выбрать архивный стеллаж с учетом характеристик хранимого

Первый и самый важный шаг — понять, что именно вы будете хранить. Ошибка на этом этапе автоматически делает неверными все последующие расчеты.

Вес архивной коробки: расчет нагрузки на полку

Архивные документы имеют разный вес, и он часто недооценивается.

• Стандартная архивная коробка формата А4 — в среднем 10–15 кг
• Папки-короба — 5–8 кг
• Дела в твердых переплетах могут весить значительно больше из-за плотной бумаги и обложек

При заполнении одной полки в 1 погонный метр нагрузка легко достигает 60–80 кг, особенно при плотной расстановке. Поэтому при выборе стеллажей важно учитывать нагрузку на одну полку, а не только общую грузоподъемность конструкции.

Габариты хранимых документов

Формат документов напрямую влияет на глубину, высоту и количество полок.

• Стандартные форматы:
  • А4 — наиболее распространенный.
  • А3 — требует увеличенной глубины и высоты между полками.
• Нестандартные документы:
  • чертежи, планы, карты, плакаты — часто требуют горизонтального хранения или выдвижных ящиков.
• Книги и брошюры:
  • нуждаются в устойчивых полках и разделителях, чтобы избежать перекоса и деформации корешков.

Важно, чтобы стеллажная система позволяла гибко менять конфигурацию под разные форматы без замены оборудования.

Частота обращения к документам

Не все документы используются одинаково часто — и это напрямую влияет на выбор типа стеллажей.

• Документы активного пользования (кадровые, бухгалтерские, текущие договоры):
  • нужны стационарные или мобильные системы с быстрым доступом.
• Документы длительного хранения (архивные фонды, закрытые дела):
  • оптимальны передвижные стеллажи, которые экономят площадь.

Правильное разделение архива по активности позволяет повысить удобство работы и сократить время поиска документов.

2. Учет особенностей помещения при выборе стеллажей - размеры помещения и геометрия пространства

Высота потолков

Высота помещения напрямую определяет возможную высоту стеллажей и количество уровней хранения.

• При потолках до 2,5–2,7 м оптимальны стеллажи высотой 1800–2200 мм
• При высоте от 3 м и выше целесообразно использовать высокие стационарные или передвижные системы

Важно учитывать не только высоту потолка, но и светильники, вентиляционные короба, балки и коммуникации.

Ошибкой является установка слишком высоких стеллажей без учета доступа: если сотрудник не может безопасно работать с верхними полками без дополнительного оборудования, это снижает эргономику и повышает травмоопасность.

Ширина проходов

Проходы между стеллажами должны обеспечивать:

• свободное перемещение персонала;
• использование тележек и архивных контейнеров;
• безопасную эвакуацию.

Рекомендуемые значения:

• не менее 800 мм — для стационарных стеллажей;
• для передвижных систем — один рабочий проход шириной 800–1000 мм, открываемый по мере необходимости.

Слишком узкие проходы замедляют работу архива и создают риски при одновременной работе нескольких сотрудников.

Глубина помещения и схема расстановки

Глубина помещения влияет на:

• количество рядов стеллажей;
• выбор между односторонними и двусторонними конструкциями;
• целесообразность применения мобильных систем.

В узких и вытянутых помещениях часто эффективнее использовать двусторонние или передвижные стеллажи, которые позволяют задействовать глубину помещения без увеличения количества проходов.

Напольное покрытие и допустимая нагрузка на пол

При проектировании важно учитывать:

• тип перекрытий (железобетон, металлические балки, деревянные перекрытия);
• допустимую нагрузку на 1 м²;
• наличие фальшпола или технических ниш.

Передвижные стеллажи требуют:

• ровного основания (если оно не ровное, то используются стеллажи с фальшполом);
• правильного распределения нагрузки через направляющие;
• учета веса самих стеллажей + документов.

Игнорирование этих параметров может привести к просадке пола или ограничениям по высоте и загрузке системы.

Вентиляция, микроклимат и условия хранения

Документы чувствительны к условиям окружающей среды, поэтому помещение архива должно обеспечивать стабильный микроклимат.

При выборе стеллажей важно учитывать:

• наличие приточно-вытяжной вентиляции;
• циркуляцию воздуха между рядами;
• отсутствие «глухих» зон, где может скапливаться влага.

Освещение архивных зон

Недостаточное или неправильно организованное освещение:

• увеличивает время поиска документов;
• создает дополнительную нагрузку на зрение;
• повышает риск ошибок при работе с делами.

При проектировании расстановки стеллажей учитывают:

• расположение окон и светильников;
• отсутствие теневых зон между рядами;
• возможность установки локальной подсветки (особенно в передвижных системах).

Важно, чтобы стеллажи не перекрывали источники света и не создавали затемненных проходов.

Электроснабжение и технические зоны

Для архивов с передвижными стеллажами с электроприводом необходимо заранее предусмотреть:

• точки подключения к электросети;
• защиту кабелей;
• размещение АРМ архивариусов.

Даже при использовании механических систем рекомендуется учитывать возможное будущее дооснащение, чтобы не переделывать помещение заново.

3. Типы металлических архивных стеллажей «Фирмы «Сатурн»

Архивные стеллажи «Сатурн» могут быть дооборудованы:

• архивные тележки — для перевозки документов
• стремянки (2–4 ступени) — для безопасной работы на высоте
• разделители полок — предотвращают падение документов позади ячейки хранения
• разделители папок — препятствуют падению документов внутри ячейки хранения. позволяют менять ширину ячейки
• разделители с лепестком и буквенным индексом — ускоряют поиск документа
• выдвижные полки — для работы с документами на месте
• двери распашные и жалюзи с замком — защита от постороннего доступа, света и пыли
• выдвижные ящики (А1, А0 и др.)
• рамки и топографические указатели
• брендированные лицевые панели — интеграция в интерьер

4. Требования к архивным стеллажам по ГОСТ Р 56356-2015

ГОСТ Р 56356-2015 — основной отраслевой стандарт, регламентирующий конструкцию, безопасность и эксплуатацию стеллажных систем в различных учреждениях, в том числе в архивах. Соответствие архивных стеллажей этому стандарту подтверждает их надежность, долговечность и безопасность как для документов, так и для персонала.

Основные положения ГОСТ Р 56356-2015

5. Как самостоятельно рассчитать количество стеллажей для архива

Чтобы понять, сколько стеллажей потребуется для архива, достаточно сделать простой расчет, который даст представление о нужном количестве оборудования и поможет избежать ошибок при закупке.

Шаг 1. Посчитайте количество дел

Для начала определите:

• общее количество дел, папок или архивных коробок;
• какие форматы преобладают (А4, А5, книги, папки-регистраторы).

Если архив смешанный — берите среднее значение.

Шаг 2. Определите среднюю толщину одного дела

В большинстве архивов:

• стандартное дело А4 занимает 4–6 см;
• папка-регистратор — 7–8 см;
• архивная коробка — 10–15 см.

Если есть сомнения — измерьте несколько дел и возьмите среднее значение.

Шаг 3. Переведите архив в «погонные метры»

Архивы считают не в кубах, а в метрах полок.

Простая формула:

Общее количество дел × средняя толщина дела = общий объем в погонных метрах

Пример:

• 5 000 дел
• средняя толщина одного дела — 5 см (0,05 м)

5 000 × 0,05 = 250 погонных метров

Это и есть длина полок, которая потребуется для хранения архива.

Шаг 4. Посчитайте, сколько метров дает один стеллаж

Посмотрите параметры выбранного стеллажа:

• сколько полок в секции;
• какая полезная длина одной полки.

Пример:

• 6 полок
• длина полки — 1 м

1 стеллаж = 6 погонных метров хранения

Шаг 5. Определите количество стеллажей

Теперь просто разделите общий объем архива на вместимость одного стеллажа:

250 / 6 ≈ 42 стеллажа

Шаг 6. Обязательно заложите запас

Архив не стоит на месте:

• появляются новые дела;
• часть полок нужна для сортировки;
• архив должен «дышать», а не быть заполненным на 100%.

Рекомендуется:

• прибавить 20–25% к расчетному количеству;
• или сразу заполнять стеллажи не более чем на 80%.

В нашем примере:

42 + 20% ≈ 50–52 стеллажа

Полезный совет от экспертов «Фирмы «Сатурн»

Если:

• архив активно пополняется;
• помещение ограничено по площади;
• документы хранятся долго,

стоит сразу рассмотреть передвижные стеллажи — они позволяют разместить тот же объем документов на 50% компактнее, чем стационарные системы.

Такой расчет является предварительным. Более точное количество стеллажей и оптимальную схему их размещения помогут определить специалисты «Фирмы «Сатурн», которые имеют большой опыт работы с архивами и знают не только, сколько оборудования требуется для конкретного помещения, но и как правильно и выгодно его расставить — с максимальной вместимостью, удобством работы и рациональным использованием площади.

Итог

Правильный выбор архивных стеллажей — это комплексная инженерная задача, требующая учета нормативных требований, характеристик документов и особенностей помещения.

Выбирайте стеллажи с запасом прочности, возможностью модернизации и подтвержденным соответствием ГОСТ.

Получите бесплатный расчет архивной стеллажной системы от инженеров «Фирмы «Сатурн» с учетом всех параметров вашего архива.