Почему автоматизация архива стала необходимостью
В эпоху цифровизации всё больше организаций переходят на электронный документооборот (ЭДО). По данным 2024 года, российский рынок систем ЭДО вырос на 15% и достиг почти 95 млрд рублей. Уже 68% предприятий внедрили электронные системы, а к 2027 году ФНС планирует довести долю электронных счетов-фактур до 75%.
Тем не менее бумажные документы продолжают доминировать: по данным Росархива, 95% архивных фондов по-прежнему хранятся на бумаге, а оцифровано лишь 6%.
Проблемы бумажного архивного хранения
Компании и государственные учреждения сталкиваются с рядом вызовов:
- высокие расходы на строительство и содержание архивных помещений;
- нехватка площадей при росте объёмов документации;
- низкая скорость поиска документов;
- риск повреждения и утери;
- физическая нагрузка на сотрудников.
Очевидно, что для решения этих проблем необходима автоматизация архива.
Система «Актив» — инновационный подход к хранению документов
Компания ГК «Сатурн» разработала универсальную систему хранения «Актив», которая сочетает в себе:
- Электростеллажи для архива с сенсорным и компьютерным управлением.
- Программное обеспечение для управления доступом и документооборотом.
Функции программного обеспечения:
- разграничение прав доступа;
- автоматический поиск по базе данных;
- дистанционное управление стеллажами;
- фиксация всех операций с документами;
- формирование актов и листов размещения.
Преимущества:
- Экономия времени — система находит нужный документ за секунды.
- Исключение ошибок — световая навигация указывает нужную полку.
- Оптимизация площади — вместимость архива увеличивается вдвое.
- Снижение затрат — меньше расходов на персонал и помещения.
- Контроль доступа — прозрачность работы с архивом.
-
Система хранения «Актив»
-
Стеллажи для архива с сенсорным управлением
Реальные проекты автоматизации архивов
За 35 лет компания реализовала более 500 проектов различного масштаба:
- Академический районный суд г. Екатеринбург.
Оборудовали 48 архивных помещений нового четырёхэтажного здания, максимально увеличив их вместимость и внедрив современные технологии хранения документов - МБУ «Архив города Перми» г. Пермь.
Модернизировали архив в здании старой постройки со сложной конфигурацией помещений, обеспечив удобство и безопасность хранения. - Новосибирский государственный университет, НГУ г. Новосибирск.
Создали архивное хранилище с повышенной вместимостью и автоматизированным поиском документов для ускорения работы сотрудников.
Ознакомиться с другими реализованными проектами можно в нашем портфолио.
Система «Актив» успешно внедрена в государственных учреждениях, судах, медицинских организациях и коммерческих компаниях.
Как внедрить систему хранения документов
Сотрудничество с ГК «Сатурн» строится по простому алгоритму:
- Первичное обращение и консультация.
- Индивидуальный проект размещения архивных стеллажей.
- Договор и согласование условий.
- Поставка оборудования.
- Монтаж (самостоятельно или силами специалистов).
- Организация хранения документов.
- Готовый результат — современный и удобный архив.
Заключение
Автоматизация архивов — это шаг к повышению эффективности, сокращению расходов и защите информации. Современные стеллажи для архива и интеллектуальные системы управления документооборотом помогают организациям не только справляться с бумажными потоками, но и готовиться к полному переходу на цифровой формат.
