Организация архивного хранения — не просто задача по размещению документов, а важная часть информационной безопасности и соблюдения нормативных требований. Неправильный выбор помещения или его эксплуатация с нарушениями может привести к утрате уникальных документов, порче бумажных носителей и даже юридическим последствиям. В этой статье рассмотрим ключевые требования к зданиям и помещениям для архива, а также наши услуги по проектированию архивного пространства и установке стеллажных систем.
Архивное помещение: общее назначение и требования
Согласно нормативным положениям, архив должен размещаться либо в специально построенных зданиях, либо в адаптированных помещениях административных зданий. Идеальный вариант — это отдельное здание, спроектированное с учетом всех требований хранения, включая огнестойкость, вентиляцию и охранную систему.
Если организация не располагает возможностью строительства отдельного объекта, допускается использование приспособленного помещения. Однако его эксплуатация возможна только после прохождения комплексной экспертизы.
Такая проверка включает оценку:
- пожарной безопасности,
- технической укрепленности конструкции,
- состояния коммуникаций (отопление, вентиляция),
- санитарных условий.
Экспертиза проводится с участием представителей профильных служб: архивной, пожарной, охранной, санитарной и других.
Помещения, непригодные для хранения архивов
Категорически запрещается использовать:
- сырые, неотапливаемые, ветхие помещения;
- помещения, не соответствующие санитарно-гигиеническим требованиям;
- здания, где расположены пищевые склады, объекты общепита или применяются агрессивные химические вещества.
Такие помещения создают высокий риск утраты документов из-за плесени, возгораний или загрязнения.
Зонирование и функциональность архивных помещений
Современные архивы делятся на несколько функциональных зон:
- Хранилища документов — основная зона, в которой обеспечивается долговременное и безопасное хранение.
- Зона приема и обработки — используется для временного размещения документов, их акклиматизации и сортировки.
- Читальный зал и поисковая зона — обеспечивают доступ к документам для сотрудников и посетителей.
- Служебные помещения — предназначены для работы сотрудников архива.
Важно, что допускается многофункциональность отдельных зон при условии зонирования их перегородками.
Технические и противопожарные требования к хранилищам
Хранилища архивов должны отвечать ряду критически важных требований:
- Изоляция и защита от внешних факторов: отсутствие газовых и водопроводных магистралей, устойчивость к затоплению, наличие запасного выхода.
- Электробезопасность: скрытая электропроводка, герметичные розетки, рубильники — за пределами помещений.
- Вентиляция: обязательный воздухообмен 2–3 раза в час, особенно в помещениях без окон.
- Материалы отделки: использование только неагрессивных и непылящихся материалов.
- Пожаротушение: применение нейтральных для документов веществ.
Категорически запрещено использовать открытый огонь, нагревательные приборы, а также размещать в хранилище посторонние предметы.
Наши услуги: проектирование архивов и установка стеллажей
Наша компания специализируется на проектировании архивного пространства и последующей установке стеллажного оборудования. Мы не просто размещаем системы хранения — мы помогаем организовать архив с учётом действующих требований и архитектурных особенностей помещения.
Мы предлагаем:
- Разработку проекта размещения архивного фонда в помещении с учетом норм хранения, нагрузки на пол, вентиляции и эргономики;
- Подбор и поставку стационарных и мобильных архивных стеллажей, оптимизированных под специфику документов: формат, объём, тип носителя;
- Монтаж стеллажных систем с учетом безопасности, устойчивости и эффективного использования доступного пространства.
Заключение
Грамотно организованный архив — это не только соблюдение нормативов, но и оптимизация рабочего пространства, снижение риска утраты документов и повышение уровня управляемости информационными ресурсами. Мы поможем вам спроектировать архив, адаптировать помещение под реальные задачи и оснастить его современными стеллажными системами, которые прослужат десятилетиями.
Свяжитесь с нами — и мы подготовим индивидуальное решение, соответствующее всем требованиям архивного хранения.
