Автоматизация архивного хранения документов: что это на самом деле и как работает в реальности

Когда мы слышим фразу «автоматизация архива», первое, что приходит на ум — это цифровизация: сканирование документов, внедрение электронного документооборота, базы данных и облачные хранилища.

Однако в большинстве организаций бумажный архив по-прежнему остаётся основным юридически значимым источником данных. Судебные дела, оригиналы договоров, бухгалтерские документы, кадровые папки — всё это подлежит хранению в оригинале и частому использованию. Именно здесь на сцену выходит вторая сторона автоматизации — умные стеллажи, которые делают работу с бумажным архивом такой же быстрой, как и с электронным.

Архив, который сам открывает нужный проход

Мы разработали и внедряем автоматизированные технологические комплексы хранения на базе стеллажей серии «АКТИВ», которые интегрируются с рабочими местами архивариусов и превращают даже большой бумажный архив в интеллектуальную систему хранения.

В состав одного такого комплекса входит:

• Передвижные стеллажи серии «АКТИВ» с электроприводом;
• Автоматизированные рабочие места (АРМ) — стационарные или планшетные терминалы;
• Программное обеспечение, объединяющее все компоненты в единую сеть.

Как это работает:

1. Архивариус формирует запрос через АРМ. Например, необходимо найти дело № 367, которое занесено в реестр.
2. Система автоматически открывает необходимый рабочий проход.
3. Когда стеллаж открылся — полка с искомым документом подсвечивается.
4. При возврате документов происходит тот же процесс.

Что это даёт архивариусу и организации?

• Экономия времени
  Система за считанные секунды находит нужные документы. А электропривод позволяет передвигать сразу несколько блоков нагруженных стеллажей одновременно, что значительно ускоряет процесс поиска документа.
   
• Исключение ошибок
  Световая навигация минимизирует ошибки: больше не возникает ситуаций, когда что-то сложно найти или размещается не на своё место.
   
• Контроль доступа
  Программное обеспечение фиксирует, кто и когда получил документ, и кто вернул — удобно и прозрачно.
   
• Снижение физической нагрузки
  Сотрудникам не нужно вручную передвигать массивные стеллажи: вся система работает на электроприводе и управляется одной кнопкой.
   
• Эффективное использование площади
  Как и обычные мобильные стеллажи, серия «АКТИВ» позволяет удвоить вместимость архива за счёт одного рабочего прохода, а за счёт автоматизации — ещё и ускоряет работу с хранилищем.

Автоматизация хранения — это не будущее, это уже реальность. Вы можете уже сейчас ознакомиться с примерами реализованных нами проектов.

Посмотрите, как другие компании уже внедрили автоматизированные стеллажи — мы подготовили подборку проектов с реальными примерами и результатами.

Почему выбирают нас:

• 35 лет опыта в проектировании стеллажных систем для архивов, музеев, библиотек, промышленных предприятий.
• Собственное производство — от идеи до установки.
• Понимание реальных задач архивариуса — мы не просто продаём оборудование, мы решаем проблему.

И если ваш архив по-прежнему ищет вручную — пора сделать шаг в сторону технологий.

Обратитесь к нам, чтобы обсудить, как адаптировать систему «АКТИВ» под ваш архив: мы учтём всё — от площади до специфики хранения.