Организация архивного хранения в судебной системе: решения, которые действительно работают

Современная судебная система ежедневно сталкивается с огромным объёмом бумажного документооборота. Дела копятся с невероятной скоростью: текущие материалы, документы в рассмотрении, апелляционные пакеты, исторические архивы.

Судебная система находится под постоянной нагрузкой, и решение вопросов хранения — это не роскошь, а необходимость для стабильной ежедневной работы.

Эффективная организация хранения строится на двух базовых принципах:

1. Разделение документов по степени востребованности.
2. Использование оборудования, которое подстраивается под реальную нагрузку.

Следовательно:

• Текущие дела, находящиеся в постоянном обороте, лучше размещать на стационарных металлических стеллажах. Это обеспечивает удобный и быстрый доступ к материалам, не нарушая логистику ежедневной работы.
• Архивные документы, которые используются нерегулярно, но подлежат обязательному хранению — перевести на мобильные стеллажи, чтобы освободить пространство и упорядочить массив хранения.

Почему мобильные системы?

Они решают ключевую проблему — нехватку места. За счёт конструкции с одним рабочим проходом, они увеличивают вместимость архива в два раза по сравнению со стационарными стеллажами.

Мы предлагаем два варианта решений — в зависимости от требований, бюджета и интенсивности использования.

1. Мобильные стеллажи с механическим управлением

• Перемещаются вручную с помощью штурвала, соединённого с редуктором
• Движение блоков лёгкое, непринужденное и безопасное

2. Мобильные стеллажи с электроприводом

• Управляются с панели, клавиатуры или сенсорного дисплея
• Вес и объём архива не имеют значения — всё движется автоматически
• Система перемещает сразу несколько стеллажных блоков, открывая нужный проход, что существенно ускоряет доступ к искомому делу, особенно в условиях высокой загрузки
• Многоуровневая система безопасности

Функциональные дополнения — для повседневного удобства

Оба типа стеллажей могут быть оснащены:

• Выдвижными полками — удобно изучить дело прямо у стеллажа
• Выдвижными ящиками с разделителями — для хранения карточек, носителей, CD/DVD, USB.
• Разделители папок и т.д.

С помощью этих дополнений архив становится не просто вместительным, а действительно удобным и приспособленным к ритму судебной работы.

Интеллектуальные архивы для цифровой трансформации

Если в суде уже реализуется или планируется оцифровка архивных дел, мы предлагаем решение нового поколения — стеллажи серии «Актив» с электроприводом и компьютерным управлением.

Эта система становится частью автоматизированного технологического комплекса (ТК) для хранения и обработки архивных документов.

Что входит в ТК:

• Передвижные стеллажи с электроприводом
• АРМ архивариуса — стационарный или планшетный компьютер с предустановленным ПО
• Программное обеспечение для управления хранилищем
• Локальная сеть для объединения всех компонентов

Как это работает: Архивариус вводит в программу номер нужного дела — система автоматически находит его местоположение и открывает нужный проход, перемещая необходимые стеллажные секции.

Это решение:

• Сокращает время поиска документов в разы
• Исключает ошибки и ручной перебор дел
• Позволяет интегрироваться с цифровыми базами данных

Заключение

Организация архивного хранения в суде — это не просто про «куда сложить папки». Это про время сотрудников, безопасность информации, эффективность документооборота и снижение операционных потерь.

Судебная система перегружена, но у нас есть практичные решения, которые помогают навести порядок, освободить пространство и систематизировать доступ к делам — без лишних затрат и простоев.

Готовы обсудить подходящее решение для вашего архива? Мы подберём оптимальное оборудовании и поможем внедрить систему, которая будет работать на вас.