Архив – это живой организм, который постоянно растёт. Новые документы поступают ежедневно, а место для их хранения остаётся неизменным. Архивариусы сталкиваются с рядом проблем: переполненные полки, сложность поиска нужных документов, неудобные проходы, нехватка места для работы с бумагами. Однако есть способы увеличить вместимость архива, даже если расширение площади невозможно.
Решения
1. Переход на мобильные стеллажи
Стационарные стеллажи занимают много места из-за проходов между рядами. Мобильные стеллажи оставляют только один рабочий проход и освобождают тем самым до 50% полезной площади. Движение стеллажей происходит за счёт механического или электрического привода – сотрудник нажимает кнопку или крутит штурвал, открывая нужный проход. В обоих случаях никаких усилий со стороны архивариуса не требуется.
Что это даёт?
- Экономия места – вместимость архива увеличивается в 2 раза.
- Удобство работы – доступ к документам остаётся простым и быстрым.
- Безопасность – современные мобильные системы оснащены многоуровневой системой защиты.
Давайте сравним вместимость документов в папках «Корона» на стационарных и передвижных стеллажах:
1 вариант стационарные стеллажи:
Например: в помещении площадью 50 м2 можно разместить: 7 стационарных двухсторонних стеллажей с восемью рабочими полками длиной 5 метров.
На полке длинною 1м помещается 14 папок «Корона».
Следовательно, 14 папок* 8 полок=112 папок на одной стороне одной секции.
Так как стеллаж двухсторонний длиною 5 метров, то на таком стеллаже можно разместить: 112папок*2стороны*5м=1120 папок.
При таком решении на стеллажах можно расположить 1120 папок * 7 стеллажей = 7 840 папок «Корона». (Рис1).
-
Рис1
-
Рис1
2 вариант мобильные стеллажи:
На площади 50 кв.м. можно разместить 14 мобильных передвижных стеллажей с восемью рабочими полками длиной 5 метров.
В данном случае архив вместит 1120 папок * 14 стеллажей = 15 680 папок «Корона». (Рис2).
-
Рис2
-
Рис2
2. Оптимизация вертикального хранения – высокие стеллажи
Использование высоких стеллажей позволяет эффективно задействовать вертикальное пространство. Если потолки позволяют, стоит выбрать конструкции высотой до 3500 мм – так в архиве поместится больше документов без расширения площади.
3. Грамотная организация внутреннего пространства стеллажей
Размещение документов на полках должно учитывать размеры хранимого. Если полки универсальные и не адаптированы под форматы, например архивных папок, полезное пространство тратится впустую.
Что можно сделать?
- Полки по индивидуальным размерам, где глубина и ширина будут выверены под размеры ваших папок и коробов – каждый сантиметр используется эффективно. Это позволяет разместить больше документов на той же площади.
- Регулируемые полки – дают возможность подстраивать расстояние между уровнями под высоту папок. Убирая ненужные пустоты, можно увеличить количество полок в стеллажной секции и тем самым повысить вместимость архива.
- Для мелких карточек сделать выдвижные ящики с разделителями. Документы размещаются компактно, появляется их наглядность и быстрый поиск нужного.
4. Оборудование ранее незадействованных зон
В каждом архиве есть пространства, которые остаются пустыми. Их редко рассматривают как зону хранения, хотя именно здесь скрывается потенциал для увеличения вместимости.
Варианты решений:
- Стационарные стеллажи в нишах и вдоль стен – позволяют эффективно использовать глухие зоны, превращая их в дополнительные секции для хранения.
- Угловые решения – специальные конструкции, адаптированные под сложную геометрию помещения, позволяют задействовать ранее неиспользуемые площади.
Итог
Эффективное хранение – это не просто установка стеллажей, а грамотное проектирование пространства, где каждый метр используется с максимальной пользой. От правильной расстановки оборудования зависит, сколько стеллажей удастся установить в архиве, а значит, и сколько единиц хранения он сможет вместить.
Обращаясь к нам, вы получаете:
- Индивидуальное проектирование – расстановка стеллажей с учетом формата документов и особенностей помещения.
- Максимальное увеличение вместимости – использование всех доступных зон, устранение пустот и продуманная компоновка.
- Современные решения – передвижные с электрическим или механическим приводом, стационарные и ячеистые конструкции, адаптированные под ваш архив.
- Удобство работы – эргономичное расположение секций, простота доступа к документам.
Мы знаем, как создать функциональный, вместительный и удобный архив, в котором пространство работает на вас. Поэтому, если вам важно сохранить больше документов без расширения площади, доверяйте решение этой задачи профессионалам!
